Het Incassotraject

wat is incasso?

Waar ik de term incasso gebruik, doel ik niet op de betekenis van de betalingsvorm “incasso” in de zin van een machtiging aan een bedrijf of persoon om geld van de bankrekening te mogen halen.

Het gaat in dit blog om de volgende betekenis:

in·cas·so (het/de; o en m; meervoud: incasso’s) : het innen van geld

Het voortraject

U heeft, bijvoorbeeld als ondernemer, een product verkocht of een dienst verleend aan de klant. Dat kan dus gaan om het verkopen van een bedrijfswagen, het schilderen van een woning enzovoort. Gewoon zoals het gaat in het normale economische verkeer.

U stelt een factuur op en daarin staat natuurlijk vermeld het factuurbedrag, de factuurdatum en de betalingstermijn. Is er niets geregeld over een betalingstermijn dan geldt de wettelijke termijn van 30 dagen.

Opmerking: in uw algemene voorwaarden kunt u een andere termijn bepalen. Over het nut van algemene voorwaarden zie mijn blog over dit onderwerp.

Helaas komt u tot de ontdekking dat niet op tijd is betaald. Dat kan natuurlijk een keer voorkomen en u stuurt een vriendelijke betalingsherinnering. De tekst is vaak zoiets als: ” waarschijnlijk is het aan uw aandacht ontsnapt en vriendelijk verzoek ik u alsnog te betalen

Helaas wordt er weer niet betaald en u waagt er nog een telefonische poging aan maar dit levert ook niets op.

Mijn ervaringen
  • In verreweg de meeste gevallen is het de klant natuurlijk helemaal niet ontgaan dat er betaald moet worden. Hij of zij wil niet of kan niet betalen.
  • Belt u achter de klant aan dan bereikt u deze helemaal niet omdat uw nummer wordt herkend
  • Bereikt u de klant wel, dan heeft deze net wat vervelends meegemaakt in de familiesfeer of er zijn dure zaken stukgegaan zoals de koelkast, auto en dergelijke. U voelt zich dan bezwaard dat u om uw geld heeft gevraagd.
  • In mijn tijd als deurwaarder heeft iemand zelfs een keer verteld dat zijn kind was overleden als gevolg van een ongeluk. Er werd lang uitstel verleend en vervolgens bleek dat dit helemaal niet het geval was geweest! Van enige verdere coulance was dan ook geen sprake meer.
  • Als u uw klant bereikt worden er ineens allemaal bezwaren en klachten opgevoerd op grond waarvan uw klant van mening is dat hij niet hoeft te betalen. Let op ondernemer: dit bezwaar kunt u in uw algemene voorwaarden ondervangen door op te nemen dat klachten binnen een bepaalde termijn naar voren moeten gebracht.

Het verbaast me trouwens wel dat het vrij normaal wordt gevonden dat er niet op tijd wordt betaald. Ik vind dat niet normaal. Er zijn inhoudelijke afspraken gemaakt over de levering dan wel de dienstverlening en die zijn correct nagekomen. Waarom mag de opdrachtgever dan de betalingsafspraken naast zich neerleggen?

En dan geeft de overheid zelf ook nog eens het verkeerde voorbeeld want als er een klant is welke structureel te laat betaalt, is dat de overheid zelf.

In de bouwwereld is het trouwens ook heel erg gesteld met het tijdig betalen van facturen. Omdat vaak wordt gewerkt met aannemers en onderaannemers is er sprake van een keten van bedrijven. En elke schakel in deze keten wacht op de betaling van de volgende schakel voordat hij de factuur van de vorige schakel betaalt. Dan kan het soms lang wachten zijn en deze situatie bedreigt ondernemers in hun voortbestaan.

wat kunt u doen

Na het sturen van de factuur en 1 of meerdere herinneringen komt u er achter dat er nog steeds niet wordt betaald. U gaat eens denken aan het inschakelen van een incassobureau. U heeft al enig idee van incassokosten ( deze kunnen ook weer in uw algemene voorwaarden staan)

Na enig speurwerk op internet komt u op mijn internetpagina en u begint te lezen. Omdat u wel inziet dat ik als jurist een meerwaarde heb ten opzichte van andere incassobureau’s wilt u de vordering uit handen geven en u neemt contact met mij op.

En mijn vraag is dan altijd: heeft u de 14 dagen brief al verstuurd?  Het antwoord is meestal ontkennend en ik wijs mijn potentiële opdrachtgever op de volgende pagina van mijn website: Incasso

U dient een particuliere debiteur (consument) nog een laatste kans in de vorm van een 14 dagen brief te geven voordat de u vordering ter incasso uit handen mag geven.  Zie het voorbeeld onder aan deze pagina.

Voldoet u niet aan deze voorwaarde dan betekent dit meestal dat een rechter de incassokosten niet zal toewijzen. Met andere woorden: deze komen dan voor uw eigen rekening.

Deze brief wordt dan alsnog verstuurd en na ongeveer 15 dagen neem ik weer even contact op met de potentiële opdrachtgever en meestal is er nog steeds niet betaald zodat de incasso aan mij uit handen wordt gegeven.

De opdrachtbevestiging en aanmaningen

Uiteraard geef ik u eerst voorlichting over de te maken kosten. Vervolgens wordt door mij schriftelijk de incasso opdracht bevestigd. Daarnaast ontvangt u van mij mijn algemene voorwaarden en een kopie van de eerste aanmaning.

In deze aanmaning staat vermeld waarop de vordering betrekking heeft en wordt het factuurbedrag verhoogd met incassokosten en rente. Deze rente wordt berekend vanaf de datum verzuim en dat is de datum na de dag waarop in eerste instantie betaald had moeten worden.

Als er naar aanleiding van de aanmaning betaald wordt, sluit ik mijn dossier en reken ik de zaak met u af. Vaak is het wel zo dat er niet meteen betaald wordt. Anders was er namelijk wel eerder betaald.

Een betalingsregeling wordt niet getroffen tenzij u daarmee akkoord gaat. Vaak stel ik aan een regeling meestal de voorwaarde dat eerst een fors deel van de vordering moet worden betaald ( bijvoorbeeld de helft) en dat voor het restant een regeling kan worden getroffen.

Vervolgens stuur ik dan de tweede aanmaning met een termijn van vijf dagen en als er dan weer niet wordt gereageerd of wordt betaald, houdt het wel op met brieven en aanmaningen sturen. U heeft namelijk al minimaal drie of vier brieven gestuurd en dan nog een 14 dagen brief. Vervolgens heb ik nog twee brieven gestuurd en via de telefoon of mail of social media contact proberen te zoeken met uw klant.

Het houdt dan wel op met het sturen van brieven want mijn taak is niet om PostNL bezig te houden maar om uw vordering te incasseren. De volgende stap is dan het opstarten van een gerechtelijke procedure en dat klinkt heel eng en intmiderend als je daar nog nooit mee te maken hebt gehad.

Maar dat valt allemaal erg mee en dan komt ook mijn meerwaarde als jurist naar voren. Ik kan u in de gehele procedure bijstaan en neem u vrijwel al het werk uit handen.

Hoe een gerechtelijke procedure verloopt zal ik in mijn volgend blog beschrijven.